白城师范学院学生档案管理办法(试行)
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白城师范学院学生档案管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为进一步加强学生档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平和利用效率,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合我校具体情况,制定本法。
第二条 学生档案管理工作坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行统一领导、集中管理的体制,以确保学生档案的完整、准确、系统、安全,便于学校、学生和将来就业过程中社会各方面的利用。
第三条 我校学生档案管理工作实行校院两级管理,学生工作处学籍管理科对学生档案实行统一管理,各学院协助做好材料收集工作,充实档案内容。
第二章 管理机构及职责
第四条 全校学生档案由学生工作处学籍管理科集中负责管理。
第五条 学生档案管理工作职责:
(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;
(二)办理学生档案的查阅、借阅;
(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;
(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;
(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;
(六)办理其它有关学生档案事项。
第三章 归档范围及要求
第六条 归档范围:为使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实内容。毕业时学生档案中应有以下材料:
(一)高中材料:高中学生登记表、毕业生登记表、高中学籍材料、体检材料以及相应考核材料。
(二)高考材料:招生志愿表、考生报名登记表、招生报名卡,高中学业考试成绩卡。
(三)毕业材料:《白城师范学院学生登记表》、高等学校毕业生登记表、体格检查表、学生成绩单、毕业生就业报到通知书,教师资格申请认定表和申请人思想品德鉴定表(师范生)。
(四)组织材料:入团志愿书(团证、团关系介绍信自行取出)。
(五)奖励材料:学生在校期间因表现突出获得的院级、校级及校级以上等奖励材料(包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员、优秀团干、优秀毕业生、国家奖学金等);
(六)处分材料:学生在校期间违反校纪校规,触犯国家法律等形成的各类处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等)。
(七)可供组织参考的其他材料。
第七条 归档要求:
(一)必须使用白城师范学院学生工作处统一印制的档案袋对学生相关材料归档。
(二)材料内容必须按要求填写规范、完整、真实,文字清晰,对象明确。
(三)手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。
(四)除传真件需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档,确因情况特殊必须使用复印件的,复印件要加盖有关单位印章。
(五)归档材料不符合归档要求,学籍管理科有权退回,由送交单位按要求重新组织办理。
(六)学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档范围的材料,经过鉴别,可视情况分别处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第八条 新生档案,由各学院统一接收。档案材料未到或材料不全的,由各学院通知学生向原学校催调,并按要求汇总、整理,在新生入学2个月内,统一移交学籍管理科。
第四章 档案管理与转递
第九条 毕业生档案转递和查询
(一)毕业学生档案按照就业指导中心提供的就业方案,通过机要方式集中转递。其它如有不符合“机要”邮寄范围的,以“特快专递”的形式转寄。任何事由都不得由个人提取档案。
(二)考取外校研究生或本科生,如果录取学校要求学生提前调档,必须出具调档函,学籍管理科会将现有档案材料先寄给录取学校,其它大学期间的档案于7月中旬统一转出。
(三)未按时到用人单位报到,被用人单位退回学校的毕业生档案,其档案转回生源所在地的人才交流中心。
(四)学籍管理科及时收集学生档案寄出的回执,妥善保存备查。
(五)毕业生毕业一个月内,务必到有关部门查收个人档案,未收到档案的毕业生,需在当年10月份以前通过学籍管理科的有关邮寄证明(节假日除外),到省机要部门查询。自10月1日后,学籍管理科原则上不再受理此项业务。
第十条 未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案转回生源省地教委招办。
第十一条 保留入学资格学生的档案,由学籍管理科保留一年。期满不办入学手续者,档案转至生源省地教委招办。
第十二条 因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十三条 因参军而保留学籍学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十四条 退学、开除学籍、出国留学学生档案,在完成学籍异动手续后寄往其家庭户籍所在地。
第十五条 死亡学生档案由学籍管理科保管。
第十六条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学籍管理科保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十七条 从外校转入的学生和由本校转出的学生档案,其档案由两校以机要文件形式转递。
第十八条 升级、跳级、降级、留级、转专业的学生档案,学籍管理科在学籍变更后及时办理学生档案转递工作。
第十九条 借读学生的档案,借读期间由学籍管理科保管。
第二十条 欠费学生的档案,在所有欠款还清之前,由学籍管理科保管。提取档案时,须持毕业证原件、复印件以及我校计划财务处开具的吉林省大专院校收费专用票据。
第二十一条 在校期间申请助学贷款的学生,在其所有贷款还清之前,其档案由学籍管理科保管。提取档案时,须持毕业证原件、复印件以及我校学生资助管理中心开具的高校助学贷款结清凭证。
第二十二条 支西学生在支西服务期间的档案由学籍管理科免费保管两年,支西服务结束后,学生持报到证(派遣证)、学校团委开具的支西结束证明以及支西服务地开具的鉴定表到学籍管理科领取档案。
第二十三条 提取档案时,如非本人,除需基本手续外,还需携带委托人亲笔书写的提取档案委托书(委托人要写出所在学院、专业、班级、姓名、被委托人姓名、与被委托人的关系)、委托人毕业证复印件、委托人身份证复印件以及被委托人的身份证复印件。
第二十四条 自提档案,严禁私拆。一旦私拆,学校将不负责重新密封。
第二十五条 档案保管费用规定:对于支西学生档案,一旦超出免费保管期限,如果本人提出延期保管申请,按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准收取毕业生人事档案保管费。如果本人未提出延期申请,档案转回生源地。对于欠费、以及助学贷款未还清的学生档案,学籍管理科免费保管两年,两年后,按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准收取毕业生人事档案保管费。